Referat Dato: 29. april 2010 Tidspunkt: 18.30-22.30 Sted: Fjenneslev Referent: Lennart Holst Næste møde: 27. maj kl. 18.30 Fraværende: Ingen Emne: 1. Godkendelse af referat fra forrige møde. Bemærkning/Beslutning: Godkendt uden bemærkninger Emne: 2. Trelleborgmødet den 6/5 Bemærkning/Beslutning: Foreningen er inviteret til møde på Trelleborg om Sommermarkedet i juni. Chris foreslår at foreningen sørger for at der er mindst én repræsentant fra foreningen til tingmøder og lignende fremover. Forslaget vil så vidt muligt forsøget efterkommet fremover. Emne: 3. Kulturudvalgsmødet Bemærkning/Beslutning: Mødet med kulturudvalgets formand kunne desværre ikke gennemføres og et nyt møde er ikke fastsat, da mødets fokus ikke længere er umiddelbart relevant. Det er blevet oplyst at Slagelse Kommunes gennem kulturudvalget har afsat kr. 300.000 til formidling på Trelleborg. Emne: 4. Hjemmesiden Bemærkning/Beslutning: Hjemmesiden mangler forsat en administrator og Heidi havde flere forslag til at komme videre. Det blev besluttet, at Heidi får hjemmel til at indhente et tilbud fra en it-kyndig. Bestyrelsen gav tilsagn til at Heidi kunne acceptere et tilbud der ikke overstiger maksimalt kr. 1.500. Emne: 5. Laugene Bemærkning/Beslutning: Det blev besluttet at materiale indkøbt med midler indsamlet af Venneforeningen er Venneforeningens ejendom. Værktøjer og genstande skal opbevares på museet. Chris vil forhøre sig om mulighed for at få aflåseligt skabsplads på museet. Når laugene benytter materialerne på museet indenfor åbningstiden indgår de i en relevant udstrækning formidlere af deres håndværk. Det er dog op til museet og det enkelte laug at udarbejde præcise retningslinjer. Det blev vendt om urtelauget eventuelt ville være interesseret i at passe museet urtehave. Det blev foreslået at der tages kontakt til lauget omkring dette. Chris vil kontakt Richard Nyborg om mulighederne for at formidle bryggeriarbejdet på museet. Emne: 6. Rollefordeling Bemærkning/Beslutning: Det blev på mødet besluttet at følgende ansvarsområder fordeles mellem bestyrelsesmedlemmerne: Heidi - Hjemmeside og sikring af dokumentation på hjemmesiden til arkivering Tage - foreningens kontaktperson til lokalpolitikere og embedsmænd. Sikring af avisudklip og artikler omhandlende museet, foreningen og lignende. Gitte - står for foreningens økonomi og regnskab; medlemskartotek og produktion af medlemskort Lennart - Står for koordineringen af fondssøgninger og projektansøgninger Chris - står for den direkte kontakt til museet og Stine; til vikingerne og medierne i tilfælde af henvendelser til venneforeningen. Emne: 7. Uskrevne regler Bemærkning/Beslutning: Det blev opfordret at man siger til når og hvis man i en periode ikke kan deltage i foreningens arbejde. Emne: 8. Arkivdannelse Bemærkning/Beslutning: Det blev ved sidste bestyrelsesmøde besluttet at få oprettet et fysisk arkiv til opbevarelse af dagsordener/referater, nyhedsbreve, pressemeddelelser/omtaler, reklamefoldere. Til mødet blev det besluttet at alle indsamler og medbringer en arkivmappe med de dokumenter de sidder inde med og har fået ansvaret for jf. punkt 6. Emne: 9. Sørbymarked, Slagelse Kulturnat, Kongskilde Marked Bemærkning/Beslutning: Heidi har fået tilbud om at sætte en bod gratis op på Sørbymarked og hun har takket ja. Hun vil stå for organiseringen og hun vil have mere info klar til næste møde. Chris skal deltage på Kongskilde Marked den 10. til 12. september og vil repræsentere foreningen. Der vil være en vikingelejr på markedet Han vil have mere info til næste møde. Spørgsmålet om deltagelse i Slagelse Kulturnat blev udsat til næste møde. Emne: 10. Medlemssituation Bemærkning/Beslutning: Medlemstallet var ikke helt klart, men der har ikke været nogen større ændring siden sidste møde. Gitte vil lave indmeldingsblanket til at lægge på museet og dele ud til interesserede. Emne: 11. økonomi/fondssøgning Bemærkning/Beslutning: økonomien har ikke ændret sig siden sidste møde. Mulighederne for et foreningshus på museet blev diskuteret. En studietur i denne forbindelse sættes til overvejelse i bestyrelsen. Lennart vil ansøge Slagelse kommune om midler til indkøb af materialer til laugenes formidlingsarbejde på museet. Emne: 12. Reklamefolder Bemærkning/Beslutning: Lennart vil færdiggøre en flyer til uddeling på relevante steder, såsom skoler, sfo'er, institutioner ovs. Emne: 13. Handleplan Bemærkning/Beslutning: Tage vil kontakte kulturrådsformanden i Slagelse og høre om han vil være med til at åbne Sommermarkedet i fællesskab med Stine. Yderligere til dette punkt udsættes til næste møde. Emne: 14. Reklame og pr. Bemærkning/Beslutning: Det blev besluttet at foreningens reklame- og pr-materiale skal være klar senest til Sommermarkedet. Emne: 15. Eventuelt Bemærkning/Beslutning: Til punktet blev det besluttet at bestyrelsens medlemmer til næste møde skal have haft fokus på tilvejebringelsen af et logo til foreningen. Gitte informerede om at hun har fået bekræftelse på ansøgning om medlemskab af Slagelse Kulturråd. Vi afventer svar på ansøgningen. Lennart informerede om skabelsen af en ny facebookside til foreningen. Han vil udfærdige den bedst muligt og sende til Chris, som vil opfordre til medlemskab af siden. Næste bestyrelsesmøde er sat til den 27. maj fra kl. 18.30 i Fjenneslev.